Inhalt und Hierarchie ordnen
Stellen Sie Namen, Funktion und die relevanten Kontaktwege in eine lesbare Reihenfolge. Entfernen Sie überholte Hinweise wie abgelaufene Veranstaltungstermine. Wenn mehrere Telefonnummern notwendig sind, beschriften Sie ihre Verwendung eindeutig. Ein Empfänger sollte nicht raten müssen, welche Nummer für seine Rückfrage gedacht ist.
Halten Sie Werbung und zusätzliche Links zurück, wenn sie den eigentlichen Kontaktblock verdrängen. Ein Logo kann ergänzen, sollte aber keine wesentlichen Angaben ersetzen. Kontrollieren Sie die Schreibweise der Domain und öffnen Sie jeden eingebauten Link. Ein korrekt aussehender Text kann auf eine alte oder falsch geschriebene Adresse verweisen.
Eine echte Testnachricht lesen
Versenden Sie die Signatur an ein kontrolliertes anderes Postfach und öffnen Sie die Nachricht auf Desktop und Telefon. Achten Sie auf Zeilenumbrüche, lesbare Schrift und ungewöhnliche Abstände. Prüfen Sie außerdem eine Antwort: Eine Signatur, die allein gut aussieht, kann in einem längeren Gespräch sehr viel Raum einnehmen.
Betrachten Sie die Nachricht auch ohne geladene Bilder, soweit Ihr Mailprogramm das ermöglicht. Name und Kontakt sollten weiterhin verständlich sein. Kontrollieren Sie Telefonnummer und Webadresse als nutzbare Angaben und nicht nur als grafische Elemente. Ein Screenshot der Signatur beweist noch nicht, dass ihre Links im Versand funktionieren.
Mehrere Versandwege abgleichen
Vergleichen Sie die verwendeten Signaturen im Webzugang, Desktopprogramm und auf dem Telefon. Änderungen werden je nach Einrichtung nicht automatisch überall übernommen. Prüfen Sie außerdem die Zuordnung bei mehreren Absenderkonten: Die Signatur muss zur tatsächlich verwendeten Adresse passen.
Speichern Sie eine freigegebene Textfassung an einem bekannten Ort und benennen Sie die zuständige Person für Änderungen. Nach einem neuen Kontaktweg oder einer geänderten Funktion lässt sich damit gezielt nachziehen. Kontrollieren Sie abschließend eine neu erstellte Nachricht und eine Antwort, weil beide Fälle unterschiedliche Einstellungen verwenden können.
