Den tatsächlichen Entscheidungspunkt eingrenzen
Beginnen Sie mit einer kurzen Frage, die entschieden werden musste. „Ablage verbessern“ ist ein Vorhaben; „Welcher Ordner enthält künftig den freigegebenen Stand?“ ist eine konkrete Entscheidung. Notieren Sie Datum und die Person oder Gruppe, die dazu befugt war.
Halten Sie anschließend die gewählte Lösung in einem eindeutigen Satz fest. Beschreiben Sie den Geltungsbereich. Eine Regel für ein einzelnes Projekt darf später nicht versehentlich als allgemeine Unternehmensvorgabe gelesen werden. Falls es sich nur um einen befristeten Versuch handelt, gehört das ausdrücklich dazu.
Gründe und Alternativen knapp dokumentieren
Nennen Sie die entscheidenden Gründe, nicht jede Äußerung aus der Diskussion. Beispielsweise wurde eine vorhandene Ablage gewählt, weil alle Beteiligten bereits Zugriff haben und der Projektzeitraum kurz ist. Solche Gründe helfen später zu beurteilen, ob die Entscheidung noch passt.
Erwähnen Sie ernsthaft betrachtete Alternativen und den jeweiligen Ausschlussgrund, soweit das für künftige Fragen nützlich ist. Eine vollständige Sammlung verworfener Ideen ist selten nötig. Wichtig ist die Alternative, die sonst bei jeder neuen Person erneut dieselbe Diskussion auslösen würde.
Einen Anlass zur Neubewertung nennen
Manche Entscheidungen sollten überprüft werden, wenn sich Teamgröße, Datenumfang oder Anforderungen ändern. Notieren Sie einen solchen Auslöser statt automatisch ein beliebiges Ablaufdatum zu vergeben. Bei einem Versuch kann dagegen ein konkreter Auswertungstermin sinnvoll sein.
Verknüpfen Sie spätere Änderungen mit dem bisherigen Vermerk. Überschreiben Sie die frühere Begründung nicht still. So bleibt nachvollziehbar, warum eine damals vernünftige Lösung später ersetzt wurde. Der Vermerk dient nicht dazu, Entscheidungen unveränderlich zu machen, sondern ihre Entwicklung verständlich zu halten.
Legen Sie ihn dort ab, wo die betroffenen Personen suchen würden, und verwenden Sie einen Titel mit dem eigentlichen Gegenstand. Eine Datei namens „Entscheidung neu“ lässt sich schlechter wiederfinden als eine Notiz, die Projekt und Frage nennt.
