Vorher festlegen, was erhalten bleiben soll
Erstellen Sie eine Adressliste mit persönlichen Konten, Alias-Adressen und gemeinsamen Funktionen. Notieren Sie je Adresse das vorgesehene Ziel und die verantwortliche Person. Halten Sie auch fest, welche alten Adressen weiterhin erreichbar sein sollen. Eine neue Hauptadresse ersetzt diese Entscheidung nicht automatisch.
Ergänzen Sie die Anwendungen, aus denen regelmäßig gesendet wird: Webzugang, Desktopprogramm, Telefon und vorhandene Geschäftssysteme. Eine Rechnungsanwendung ist beispielsweise ein eigener Prüfweg, auch wenn sie denselben sichtbaren Absender wie das persönliche Konto verwendet. Übernehmen Sie dafür die tatsächliche Einrichtung und keine vermutete Standardsituation.
Eingang von außen bestätigen
Senden Sie vereinbarte Testnachrichten aus kontrollierten externen Konten an die ausgewählten Zieladressen. Verwenden Sie eindeutige Betreffzeilen mit einer Testkennung. Notieren Sie Sendezeit, Empfänger und erwarteten Ablageort. Prüfen Sie anschließend den tatsächlichen Eingang, einschließlich der vorgesehenen Weiterleitungsziele.
Testen Sie unterschiedliche Adresstypen statt nur mehrere ähnliche persönliche Konten. Eine Nachricht an einen Alias kann ankommen, während eine Weiterleitung anders eingerichtet wurde als geplant. Wenn ein Test fehlt, halten Sie den genauen Fall fest und prüfen Sie den Verlauf mit der zuständigen Person. Wiederholen Sie nicht unmarkiert denselben Versand in schneller Folge.
Versand und Antworten ausführen
Antworten Sie aus den empfangenden Konten und kontrollieren Sie die Ergebnisse beim ursprünglichen Absender. Prüfen Sie sichtbare Absenderadresse, Antwortadresse und Signatur. Ein korrektes Postfach kann noch einen alten Anzeigenamen oder eine unpassende Signatur verwenden. Diese Punkte beeinflussen, wie der Empfänger die Nachricht zuordnet.
Senden Sie zusätzlich eine neue Nachricht aus den genutzten Anwendungen. Eine Antwort kann eine andere Kontoauswahl auslösen als ein neu begonnener Text. Bei einer Funktionsadresse sollte die berechtigte Person den vorgesehenen Versandweg selbst testen. So werden Probleme mit den tatsächlichen Rechten sichtbar, die ein Test aus einem Administratorkonto verdecken könnte.
Verlauf und Ordner kontrollieren
Wenn frühere Nachrichten übernommen werden sollten, prüfen Sie ausgewählte ältere Gespräche, Anhänge und gesendete Elemente. Nutzen Sie bekannte Beispiele aus unterschiedlichen Zeiträumen. Die bloße Anzahl angezeigter Nachrichten ist kein vollständiger Vergleich, weil Ordnerzuordnung und Gruppierung unterschiedlich sein können. Entscheidend ist, ob die benötigten Inhalte auffindbar und lesbar sind.
Vergleichen Sie außerdem den Webzugang und die verwendeten Geräte. Ein erfolgreicher Import beim Dienst bedeutet nicht automatisch, dass jedes lokale Programm alle vorgesehenen Ordner zeigt. Notieren Sie bewusst lokal verbleibende Ablagen. Löschen oder kündigen Sie den alten Zugang nicht aus der Annahme heraus, dass ein sichtbarer neuer Posteingang die gesamte Übernahme beweist.
Automatische Nachrichten einbeziehen
Führen Sie für vorhandene Formulare oder Geschäftssysteme einen abgestimmten Test aus. Vermeiden Sie echte Bestellungen oder verbindliche Vorgänge nur zur Kontrolle einer E-Mail. Nutzen Sie vorgesehene Testmöglichkeiten oder vereinbarte harmlose Abläufe. Prüfen Sie sowohl die ausgelöste Nachricht als auch eine mögliche Antwort an den angegebenen Kontakt.
Lassen Sie bei diesen Versandwegen die relevante Authentifizierung durch die zuständige Administration prüfen. Google weist bei der SPF-Einrichtung darauf hin, auch weitere Systeme zu berücksichtigen, die für die Domain senden. Ein Anbieterwechsel kann deshalb mehr betreffen als die Einstellungen im persönlichen Mailprogramm. Erfassen Sie technische Befunde getrennt von der sichtbaren Zustellung.
Offene Fälle vor dem Abschluss benennen
Fassen Sie die Ergebnisse nach Adresse und Versandweg zusammen. Kennzeichnen Sie erfolgreich geprüfte Fälle, Fehler und noch nicht ausgeführte Tests unterschiedlich. „Kein Fehler gemeldet“ ist nicht dasselbe wie „Test empfangen“. Bei selten verwendeten automatischen Abläufen muss klar sein, ob ein eigener Test erfolgt ist oder noch aussteht.
Vereinbaren Sie für jeden offenen Punkt eine verantwortliche Person und den nächsten Schritt. Erst danach lässt sich entscheiden, welche alten Komponenten nicht mehr benötigt werden. Bewahren Sie die Testliste mit dem Änderungsdatum auf. Bei einer späteren Rückfrage erkennen Sie so, welcher konkrete Weg überprüft wurde und wo neue Informationen ergänzt werden müssen.
