An echten Suchfällen beginnen
Sammeln Sie einige häufig benötigte Dateien und lassen Sie mehrere Personen beschreiben, wo sie danach suchen würden. Wenn die Antworten stark auseinandergehen, fehlt eine gemeinsame Zuordnung. Entscheiden Sie zunächst über die oberste Ebene, beispielsweise Projekte oder laufende Arbeitsbereiche. Mischen Sie dort nicht ohne erkennbare Regel Personen, Jahre und Dateiformate.
Eine Datei kann mehrere Eigenschaften besitzen, aber nur an einem maßgeblichen Ort liegen. Wenn dasselbe Dokument gleichzeitig in drei Ordnern gepflegt wird, entsteht ein Versionsproblem. Verweise können helfen, sofern das verwendete System sie unterstützt und die Zugriffe passen. Prüfen Sie die konkrete Funktion, bevor Sie sie als feste Arbeitsweise vereinbaren.
Die Tiefe begrenzen
Jede zusätzliche Ebene sollte eine echte Auswahl erleichtern. Ein Ordner, der immer nur einen weiteren Ordner enthält, schafft häufig nur einen zusätzlichen Klick. Andererseits kann eine einzige große Ablage ohne Unterscheidung ebenfalls schwer nutzbar sein. Testen Sie die Struktur anhand der gesammelten Suchfälle statt nach einer abstrakten idealen Anzahl von Ebenen.
Benennen Sie Ordner mit Begriffen, die das Team verwendet. Interne Abkürzungen brauchen eine Erklärung, wenn neue Mitarbeitende damit arbeiten sollen. Vermeiden Sie Sammelorte wie „Diverses“ als dauerhafte Lösung. Wenn viele Dateien dort landen, ist die Zuordnungsregel noch nicht klar genug.
Arbeitsstände und Abschluss berücksichtigen
Vereinbaren Sie, wie aktive Arbeit von abgeschlossenen Vorgängen unterschieden wird. Ein Archivbereich kann sinnvoll sein, wenn er nicht zum ungeprüften Sammelplatz wird. Legen Sie fest, wer den Abschluss bestätigt und welche Unterlagen danach noch bearbeitet werden dürfen.
Bewahren Sie vorgeschriebene Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln unabhängig von der optischen Ordnung. Eine neue Ordnerstruktur ist keine Erlaubnis, Unterlagen zu löschen oder Berechtigungen pauschal zu erweitern. Klären Sie solche Entscheidungen mit den zuständigen Stellen.
Mit einem kleinen Bereich erproben
Übertragen Sie zunächst einen überschaubaren Arbeitsbereich. Prüfen Sie, ob Links, Verweise und laufende Aufgaben weiterhin funktionieren. Informieren Sie die betroffenen Personen, welcher Ort künftig maßgeblich ist. Eine alte und eine neue Struktur gleichzeitig ohne Grenze weiterzuführen verdoppelt die Unsicherheit.
Notieren Sie eine kurze Ablageregel mit zwei oder drei Beispielen. Wenn jede neue Datei eine ausführliche Diskussion auslöst, ist die Struktur zu kompliziert oder der Zweck noch unklar. Passen Sie sie anhand tatsächlicher Fälle an und benennen Sie eine Person, die gemeinsame Änderungen koordiniert.
Eine Struktur mit echten Unterlagen erproben
Nehmen Sie vor der Umstellung einige typische Dateien: eine eingehende Anfrage, einen Entwurf, eine bestätigte Fassung, eine ergänzende Tabelle und eine ältere Referenz. Lassen Sie zwei Beteiligte unabhängig voneinander angeben, wo sie jede Datei ablegen würden. Unterschiedliche Antworten sind wertvolle Hinweise. Häufig ist nicht die Zahl der Ordner das Problem, sondern die unklare Grenze zwischen zwei Bereichen.
Ein Ordner „Allgemein“ verdient dabei besondere Aufmerksamkeit. Wenn dort sowohl Vorlagen als auch laufende Aufgaben und abgeschlossene Ergebnisse landen, verbirgt der Name mehrere Zwecke. Teilen Sie nur dann weiter auf, wenn sich daraus ein nachvollziehbarer Arbeitsweg ergibt. Ein zusätzlicher Unterordner für jedes denkbare Merkmal erschwert die Orientierung ebenso wie ein einziger Sammelbereich.
Entscheiden Sie auch, ob Projekte, Vorgänge oder Zeiträume die oberste Ebene bilden. Für zusammenhängende Projektarbeit kann eine Projektablage sinnvoll sein; für regelmäßig gleichartige Vorgänge kann eine andere Ordnung passen. Die Struktur sollte dem Weg folgen, auf dem Menschen Unterlagen tatsächlich suchen. Eine Person erinnert sich möglicherweise an den Vorgang, aber nicht an den Monat, in dem jemand eine Datei gespeichert hat.
Die Umstellung begrenzen
Beginnen Sie mit einem neuen oder überschaubaren Arbeitsbereich. Vermeiden Sie, gleichzeitig sämtliche alten Ablagen umzubauen. Legen Sie fest, ab wann neue Dateien nach der neuen Regel eingeordnet werden und wie auf ältere Unterlagen verwiesen wird. So bleibt die laufende Arbeit möglich, während Erfahrungen gesammelt werden.
Prüfen Sie nach einigen echten Vorgängen, welche Bereiche leer bleiben und wo sich wieder unsortierte Dateien sammeln. Ändern Sie die Struktur anhand dieser Beobachtung. Eine Ablage wird verständlich, wenn ihre Grenzen zur Arbeit passen, nicht allein dadurch, dass alle Ordner gleich viele Unterordner besitzen.
