Kapazität als Arbeitszeit verstehen

Listen Sie die Aufgaben auf, die nicht als Kundentermin im Kalender erscheinen: Vorbereitung, Nachbereitung, interne Abstimmung und konzentrierte Projektarbeit. Wenn diese Zeit nicht geschützt wird, füllen Buchungen möglicherweise den gesamten sichtbaren Tag. Die Folge ist nicht unbedingt ein Kalenderfehler, sondern eine unvollständige Planung.

Berücksichtigen Sie gemeinsame Ressourcen. Zwei Personen können zwar gleichzeitig verfügbar sein, aber vielleicht denselben Raum oder dieselbe Ausstattung benötigen. Entscheiden Sie, welcher Kalender oder welche interne Regel diese Begrenzung abbildet.

Terminarten gemeinsam testen

Prüfen Sie nicht nur jede Buchungsseite einzeln. Buchen Sie in einem Test nacheinander verschiedene Terminarten und schauen Sie, welche Zeiten danach noch angeboten werden. Ein Erstgespräch und ein Folgetermin dürfen nicht dieselbe persönliche Zeit unabhängig voneinander belegen.

Kontrollieren Sie auch wiederkehrende interne Termine, Abwesenheiten und vorläufige Reservierungen. Die Wirkung solcher Einträge hängt vom verwendeten System und ihrem Status ab. Verlassen Sie sich nicht allein darauf, dass ein Eintrag im eigenen Kalender sichtbar ist.

Einen vollständig gebuchten Tag durchspielen

Angenommen, vier Gespräche sind möglich, aber jede Person benötigt danach eine halbe Stunde Bearbeitungszeit. Prüfen Sie, ob diese Zeit tatsächlich zwischen oder nach den Gesprächen vorhanden ist. Eine tägliche Obergrenze kann sinnvoller sein als eine scheinbar freie Buchung von früh bis spät.

Testen Sie außerdem einen kurzfristigen Ausfall. Wer sieht, welche Termine betroffen sind, und wer informiert die Beteiligten? Eine Kapazitätsplanung sollte nicht nur im Normalfall funktionieren. Halten Sie den organisatorischen Ersatzweg kurz und auffindbar.

Vergleichen Sie nach einer Woche Buchungszahl, tatsächliche Gesprächsdauer und liegengebliebene Arbeit. Passen Sie verfügbare Blöcke anhand dieses Bildes an. Die richtige Zahl ist diejenige, bei der zugesagte Termine und die zugehörige Arbeit zusammen zuverlässig in den vorgesehenen Tag passen.