Aufgaben statt Rollennamen vergleichen

Listen Sie auf, wer Inhalte lesen, ändern, freigeben oder verwalten muss. Trennen Sie diese Handlungen nach Arbeitsbereich. Eine Person benötigt vielleicht Bearbeitungsrechte für eigene Projekte, aber nur Leserechte für eine gemeinsame Übersicht. Eine einzige pauschale Rolle kann diesen Unterschied verdecken.

Kennzeichnen Sie externe Beteiligte und zeitweilige Zugänge. Prüfen Sie, ob sie im Zielsystem andere Kontotypen oder Freigabewege benötigen. Übernehmen Sie nicht automatisch sämtliche bisherigen Rechte, nur weil sie bereits vorhanden waren.

Eine kleine Rollenmatrix erstellen

Schreiben Sie Personen oder Arbeitsrollen in Zeilen und benötigte Bereiche in Spalten. Tragen Sie die erforderliche Handlung ein und ergänzen Sie die entsprechende Einstellung im Zielsystem. Bleibt eine Kombination unklar, ist sie eine offene Frage für die Administration oder den Anbieter.

Vermeiden Sie gemeinsame Administrationszugänge als bequeme Lösung für fehlende Zuordnung. Prüfen Sie die vorgesehenen Verwaltungswege des Produkts. Die Übersicht selbst enthält keine Passwörter und sollte nur den Personen zugänglich sein, die sie für die Arbeit benötigen.

Aus beiden Richtungen testen

Testen Sie mit geeigneten Testkonten, ob erlaubte Aufgaben funktionieren. Prüfen Sie ebenso, ob nicht vorgesehene Bereiche tatsächlich unzugänglich bleiben. Nur der erste Test würde zu großzügige Rechte übersehen. Eine Eigentümeransicht eignet sich nicht als Ersatz für eine eingeschränkte Rolle.

Dokumentieren Sie das Ergebnis und korrigieren Sie die Matrix, wenn eine Einstellung anders wirkt als erwartet. Nach Änderungen sollten die betroffenen Zugriffswege erneut geprüft werden, einschließlich geteilter Links und eingebundener Dateien.

Erst nach einer bestätigten Übergabe werden alte Zugänge entsprechend dem vereinbarten Plan entfernt. Halten Sie fest, wer künftig Rollenänderungen bearbeitet. Ein sauberer Start hilft wenig, wenn spätere Eintritte, Wechsel und Austritte ohne nachvollziehbare Zuständigkeit erfolgen.

Berücksichtigen Sie Vertretungen ausdrücklich. Eine Person, die nur während einer Abwesenheit zusätzliche Aufgaben übernimmt, benötigt möglicherweise einen zeitlich begrenzten Zugang statt einer dauerhaften Erweiterung ihrer Rolle.