Konten mit Personen und Aufgaben verbinden
Vergleichen Sie die Benutzerliste mit den Personen, die aktuell Zugang benötigen. Markieren Sie unbekannte Namen, doppelte Konten und nicht mehr zuständige Personen. Verwenden Sie vorhandene Aktivitätsangaben nur als Hinweis. Ein seltenes Login beweist nicht, dass ein Konto überflüssig ist.
Fragen Sie bei unklaren Fällen nach dem konkreten Zweck. Ein monatlicher Export oder eine Vertretungsaufgabe kann seltene Nutzung erklären. Halten Sie die Antwort kurz fest, damit dieselbe Frage nicht bei jeder Verlängerung erneut gestellt wird.
Folgen einer Entfernung prüfen
Ein Konto kann Dateien, Automatisierungen oder gemeinsam genutzte Bereiche besitzen. Klären Sie, was mit diesen Bestandteilen geschieht, bevor ein Zugang entfernt wird. Die Möglichkeiten zur Übertragung unterscheiden sich je nach Produkt. Prüfen Sie die aktuellen Herstellerangaben für das konkrete Konto.
Trennen Sie die Entscheidung über Zugang von der Entscheidung über bezahlte Plätze. Je nach Vertrag können Veränderungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten wirksam werden. Übernehmen Sie keine pauschalen Annahmen über sofortige Erstattungen oder automatische Kostenreduzierung.
Änderungen nachvollziehbar ausführen
Erstellen Sie eine kurze Liste mit beibehaltenen, zu klärenden und zu ändernden Plätzen. Lassen Sie die zuständige Person die geplanten Änderungen prüfen. Ein Abgleich mit der nächsten Abrechnung zeigt später, ob die erwartete Anpassung tatsächlich umgesetzt wurde.
Nach einer Änderung testen Sie die betroffenen Arbeitsabläufe. Können verbleibende Personen weiterhin auf benötigte Dateien zugreifen? Läuft eine gemeinsame Aufgabe unter der vorgesehenen Verantwortung weiter? Ein erfolgreich entfernter Benutzer ist noch kein Beleg für eine vollständige Übergabe.
Notieren Sie die Entscheidung und den Zeitpunkt in der Abo-Übersicht. Damit wird die nächste Prüfung einfacher. Ziel ist eine passende Zahl verwalteter Zugänge, nicht die kleinste Zahl um jeden Preis.
Prüfen Sie auch zeitweilige Vertretungsrechte. Ein Platz kann während einer Abwesenheit benötigt werden, ohne dauerhaft einer zusätzlichen Person zugeordnet zu sein. Halten Sie die geplante Dauer und den späteren Prüftermin fest.
